西安石油大学公文格式规范
一、公文用纸
使用60g/m2—80g/m2的A4型胶版印刷纸或复印纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。
二、幅面及版面尺寸
公文用纸天头（上白边）为37mm，（下白边）为35mm，订口（左白边）为28mm，（右白边）为26mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。
三、公文中图文的颜色
未作特殊说明，图文的颜色均为黑色。
四、排版规格与印制装订要求
（一）排版规格
正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字，行间距为28磅。
（二）印刷要求
双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。
（三）装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。骑马订或平订的订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处。平订钉距与书脊间的距离为3mm—5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品四角成90度，无毛茬或缺损。
五、公文中各要素标识规则
公文的各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
（一）版头
1．紧急程度
如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
2．发文机关标志
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成（信函式格式除外）；发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。
发文机关标志使用小标宋体字，颜色为红色。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，校级文件标准为20mm×14mm，各二级单位文件要求为18mm×13mm或18mm×12mm（高×宽）。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文，要求至少显示正文一行字。
多家联发的下行文件，发文机关标志处应标注所有联合发文机关，在文件标题中可以省略联合发文单位的名称；多家联发的上行文件，发文机关标志处可只标注主办单位的名称，但必须在签发处标明所有会签人姓名，并在文件标题中写明所有联发单位的全称或简称，加盖主办单位的印章。
3．发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标志下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，操作时在Word格式下，插入“CJK符号和标点”中选“〔”和“〕”。序号采用流水号，不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
4．签发人
上报的公文需标识签发人姓名，签发人必须是本单位领导。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
（二）主体
1．公文标题
红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
2．主送机关
标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。
3．公文正文
主送机关名称下1行，用3号仿宋体字，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
4．附件
公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。印发、批转、转发的公文，不应以附件说明，而应在成文日期后直接附批转文件。
5．成文日期
用汉字将年、月、日标全；年、月、日具体数字均用阿拉伯数字表示。例如“2025年1月1日”。
6．公文生效标识
公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。
（1）单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行，或可切住正文最后一行右侧空白处，原则是不压住正文即可。端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
（2）联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用两种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用规范化简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
（3）特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
7．附注
公文如有附注，用3号仿宋字体，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。“附注”的格式为左空2字用3号标宋体字。
（三）版记
1．抄送机关
如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
2．印发机关和印发日期
位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用4号仿宋体字。印发机关左空1字，必须是公文的制发单位（例如：校级公文的印发机关为党（校）办，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字将年、月、日标全。
3．正线与反线
版记中各要素之下列加一条反线，宽度同版心。公文中签发人下4mm处，行政公文使用红色反线时，中间不加红五星。公文版记中的正线粗细不超过1mm，反线粗细不超过2mm。
4．版记的位置
版记位于批转文件或附件之后，公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。
六、页码
用4号半角宋体阿拉伯数字标识，置于版心下边缘之下，数字左右各放一条4号一字线，单页码居右空1字，双页码距左空1字。
七、公文中表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。