中共西安石油大学委员会西安石油大学公文处理办法

根据《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704—1999）标准，制订我校公文具体格式如下：

一、公文用纸

使用60g/m2—80g/m2的Ａ4型胶版印刷纸或复印纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。

二、幅面及版面尺寸

公文用纸天头（上白边）为：37mm

公文用纸订口（左白边）为：28mm

版心尺寸：156mm×225mm(不含页码)

上行文上边缘距为117（即37＋80）mm±1mm,平行文、下行文上边缘距为62（即37＋25）mm±1mm。

三、公文中图文的颜色

未作特殊说明，图文的颜色均为黑色。

四、排版规格与印制装订要求

1、排版规格

正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。

2、印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

3、装订要求

公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。平订钉距与书脊间的距离为3mm—5mm;无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品四角成90度，无毛茬或缺损。

（六）公文中各要素标识规则

公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词以下的各要素统称版记。

1、眉首

（3）紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

（4）发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但我校各处级单位一般应小于18mm×13mm或18mm×12mm(高×宽)。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文，要求至少显示正文一行字。

多家联发的下行文件，发文机关标识处应标注所有联合发文机关，在文件标题中可以省略联合发文单位的名称；多家联发的上行文件，发文机关标识处可只标注主办单位的名称，但必须在签发处标明所有会签人姓名，并在文件标题中写明所有联发单位的全称或简称，加盖主办单位的印章。

（5）发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号〔〕括入，操作时在Word格式下，插入“CJK符号和标点”中选“〔”和“〕”。序号采用流水号，不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

（6）签发人

公文签发人必须是本单位领导。

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

2、主体

（1）公文标题

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（2）主送机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

（3）公文正文

主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

（4）附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1、×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

印发、批转、转发的公文，不应以附件说明，而应在成文日期后直接附批转文件。

（5）成文日期

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文日期中的“○”，规范格式为Word格式下，在插入“几何图形符”中选“○”。

月份中不可以用“元月”。例如“二○○三年一月一日”。

（6）公文生效标识

公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。

①单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行，或可切住正文最后一行右侧空白处，原则是不压住正文即可。端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

②联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用两种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用规范化简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。）

③特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（7）附注

公文如有附注，用3号仿宋字体，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。附注的格式为左空2字，字体为三号标宋。内容为联系人（具体承办人）的姓名和电话。

3、版记

（1）主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号标宋体字；词目之间空1行。

（2）抄送机关

公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

（3）印发机关和印发日期

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，必须是公文的制发单位（例如校级公文的印发机关为：党政办公室），印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。

（4）正线与反线

版记中各要素之下列加一条反线，宽度同版心。

公文中签发人下4mm处，行政公文使用红色反线时，中间不加红五星。

公文版记中的正线和反线规格为，正线粗细不超过1mm，反线粗细不超过2mm。

（5）版记的位置

版记位于批转文件或附件之后，公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

（七）页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码距左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

当首页有文武线且压在页码位时，应当使用暗码。

（八）公文中表格

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

（九）公文的特定格式

1、信函式格式（多用于答复、解释或说明某件具体事项）

发文机关名称上边缘距上页的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号通常以“×××函”的形式置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于文武线下1行版心左边缘顶格标识。

2、会议纪要格式（针对国家行政机关的办公会议纪要而言）

会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。其标识位置同（发文机关标识），用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。