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中共西安石油大学委员会西安石油大学公文处理办法

发布时间: 2014-01-08 16:53:43   作者:本站编辑   浏览次数:  

第一章 总 则 
第一条 为使我校公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高工作效率和工作质量,根据中华人民共和国国务院《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)、中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》(中办发〔1996〕14号)和《中共陕西省委教育工委陕西省教育厅公文处理办法》(陕教工〔2001〕21号)有关公文处理规定,结合我校工作实际,制定本办法。
第二条 中共西安石油大学委员会、西安石油大学的公文是西安石油大学党委、西安石油大学行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理工作指公文的办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理工作,必须按统一领导、分级管理的原则进行,各二级单位的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。各单位要有专人具体管理本部门的日常公文处理工作。
第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
第六条 公文处理要严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,对机密文件应妥善管理,对尚未公布的文件,不得向外传播。
第七条 本规定适用于全校各部门。党政办公室是学校公文处理的机构,主管学校并负责指导各二级单位的公文处理工作。

第二章 公文种类

第八条 我校常用的公文种类有:
(一) 决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(二) 通知
适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。
(三) 通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(四)公告
适用于向国内处宣布重要事项或者法定事项。
(五) 通告
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
(六) 报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关
询问。
(七) 请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(八) 意见
适用于对重要问题提出见解、建议和处理办法。
(九) 批复
适用于答复下级机关请示事项。
(十) 函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准和答复审批事项。
(十一) 会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
会议决定事项如涉及机构设置、人员编制、人员任免、经费划拨以及政策性强、涉及面广的重大事项等,应以其他文种专项行文。

第三章 公文格式

第九条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和印刷数量等部分组成。具体要求如下:
(一)涉及国家秘密的公文应当分别标明密级(秘密、机密、绝密)和保密期限,其中绝密、机密级公文还应当在首页左上角标明份数序号。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称,如“西安石油大学文件”、“西安石油大学党政办公室文件”。联合行文,主办机关排列在前。
(四)发文字号包括发文机关代字、年份、序号。格式为:西油A字[B]C号。其中,A为公文内容所属工作部门的代字,B为年份,C为序号。同级机关联合发文,只标明主办单位发文字号。中共西安石油大学党委、西安石油大学联合行文,使用中共西安石油学院党委发文字号。
(五)上行文应当在首页文件标题的右上方注明签发人姓名。
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明发文机关和公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号,词组、短语之间一般也不空格。标题居中排列,两端短于正文。一行排不下时可分列两行以至数行,分行时注意不能把一个词拆为两部分。
(七)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或规范化简称,普发的公文使用准确、统一的规范化统称。
(八)公文如有附件,应当在正文之后,成文日期之前注明附件顺序和名称。印发、批转、转发的公文,应在标题和正文中表述,不应以附件说明。
(九)落款,包括发文机关印章和成文日期。公文除“会议纪要”和翻印的文件外,应当加盖印章。联合上报的公文,为简化手续和提高效率,由主办机关加盖印章即可;联合下发的公文,发文机关都应当盖印章。印章与正文最后一行应当保持规定的间距。当正文内容排完,所剩空间不能容下印章位置时,应当通过调整行距、字距,使印章与正文同处一面,不得采取“此页无正文”的做法。
(十)成文日期以负责人签发日期为准,联合行文以最后签发机构负责人的签发日期为准。
(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当在成文日期和印章之下、版记之上加圆括号标注。
(十二)公文应当按照主题词表规定的标识规则和词目标注主题词。报送省教工委的公文,必须在《中共中央办公厅公文主题词表》的范围内标引主题词;报送省政府的公文,必须在《陕西省人民政府公文主题词表》的范围内标引主题词;报送省教育厅的公文,应按《教育类公文主题词表》标引主题词。
(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。抄送机关名称应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关名称的排列顺序力求相对统一。
(十四)印发机关指公文处理管理部门,印发时间为公文送印日期。
(十五)公文文字从左至右横写、横排,并使用规定的字号和字体。
第十条 公文中各组成部分的具体标识规则,按照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十一条 公文用纸一般采用国际标准A4型(宽210毫米,长297毫米),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十二条 行文应确有必要,注重效用,从严控制发文数量。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。因紧急、特殊情况必须越级请示和报告时,应说明情况并抄送被越过的上级机关。
第十四条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得抄送下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
不得出现“关于(某内容)的请示报告”、“关于请示、申请或请求(某内容)的报告”。
第十五条 请求答复或批准的事项,如属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理。
第十六条 受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。
第十七条 向下级机关的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。

第五章 发文办理

第十八条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十九条 草拟公文应当做到:
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加经说明。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当标明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(四)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”,第四层为“(1)”。
(五)应当使用国家法定计量单位。
(六)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(七)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
第二十条 拟制公文,如涉及其他部门职权范围内的事项,应主动与有关部门协商,取得一致意见后行文;如有分歧,应列明各文理据并提出建设性意见。
我校各处室起草的公文凡业务涉及其他处室的,主办处室应主动与有关处室会签,会签处室要积极配合。
第二十一条 各处室凡以西安石油大学党委、西安石油大学名义制发公文,应由各处室领导核稿后送校领导签发,最后由党政办公室审核。联合行文,由主办机关首先签署意见,协办单位依次会签。不得使用复印件签发。
第二十二条 公文正式印制前,办公室应当进行审核、编号。审核的重点是:审批签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
经审核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
第二十三条 以西安石油大学党委、西安石油大学名义制发的公文,由各主办处室负责校对,党政办公室负责装订和分发。

第六章 收文办理

第二十四条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第二十五条 收到需要办理的公文,党政办公室应当进行审核。审核的重点是:是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或地区职责的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。
第二十六条 经审核,对符合本办法规定的公文,党政办公室应当按照公文办理的规定提出拟办意见,并及时呈送校领导,急件同时复印分送有关处室阅知。
第二十七条 对因特殊情况不能在规定时限内办结的公文,主办处室应报请校领导同意后及时向来文单位和党政办公室说明延期原因。
第二十八条 各处室收到交办的公文后,应当抓紧办理,不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回党政办公室并说明理由。
第二十九条 审批公文时,对具体请求事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
第三十条 送校领导批示或者交有关部门办理的公文,党政办公室要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第七章 公文归档

第三十一条 公文办理完毕后,根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,承办人员应将公文定稿、正本(含负责人讲话稿和有关材料)及时整理(立卷)、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第三十二条 归档范围的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。
第三十三条 联合办理的公文,原件由主办机关整理(立卷)、归档,其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
第三十四条 应按照分工负责的原则做好归档公文的收集、整理(立卷)、归档工作。
(一)各种公文定稿、正本,由各承办处室(部门)收集、整理;
(二)各种例会的会议记录、纪要等,包括原始记录及有关材料,由承办处室(部门)或承办人收集、整理;
(三)以学校党政名义召开的工作会议等会议形成的公文、负责人讲话定稿、正本及有关材料(包括录音、录像等资料),由会议有关工作人员负责收集、整理;
(四)校领导及处室负责人外出参加会议收到应归档的公文等材料,使用后应及时交委党政办公室及各处室整理归档;
(五)有关重要会议、重大活动的文稿、资料,必要时可由校综合档案室现场及时收集;
(六)每年5月底前,各处室(部门)须将上年度应整理(立卷)、归档的公文向校综合档案室移交并办理交接手续。
第三十五条 归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案室移交。
第三十六条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章 公文管理

第三十七条 公文由党政办公室统一接收、登记、审核、分发、用印和销毁。
第三十八条 党政办公室负责学校党政机关公文处理有关制度的建设工作,针对公文处理工作中存在问题,提出加强和改进意见。
第三十九条 上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经校领导或者办公室主任批准,可以翻印。
第四十条 公开发布西安石油大学党政公文,必须经校领导或办公室主任批准。经批准公开发布的公文,同正式印发的公文具有同等效力。
第四十一条 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖学校有关部门印章。
第四十二条 公文被撤销,视作自撤销之日起不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第四十三条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经党政办公室主任批准,可以销毁。
第四十四条 销毁秘密公文应当到指定场所由2人以上监销,保证不丢失、不漏销。
第四十五条 工作人员调离工作岗位时,须将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章 附 则

第四十六条 外事方面的公文,按照外交部的有关规定处理。
第四十七条 关于“意见”文种的使用。“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文,文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行;无明确要求的,下级机关可参照执行。作为平行文,提出的意见供对方参考。
第四十八条 关于“函”的效力。“函”作为主要文种之一,与使用其他主要文种的公文具有同样的法定效力。
第四十九条 关于对未标明保密期限的涉及国家秘密公文的保密期限认定问题。根据《国家秘密保密期限有关规定》,凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项,其保密期限按绝密事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。
第五十条 公文中取消“抄报”、“报”、“发”的格式,只保留“抄送”,对上级机关、平级机关和下级机关可分段标明层次。给领导同志送阅的公文可加“增送”。
第五十一条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。
第五十二条 党政办公室对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况进行督促检查。
第五十三条 本办法自发布之日起施行。

附件:国家行政机关公文格式(摘要)


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