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中共西安石油大学委员会 西安石油大学公文处理办法

根据《国家行政机关公文格式》(GB/T 9704—2012)标准,制订我校公文具体格式如下:

一、公文用纸

使用60g/m2—80g/m2的A4型胶版印刷纸或复印纸,其成品幅面尺寸为:210mm×297mm。

二、幅面及版面尺寸

公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm

公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm

版心尺寸:156mm×225mm(不含页码)

三、公文中图文的颜色

未作特殊说明,图文的颜色均为黑色。

四、排版规格与印制装订要求

1、排版规格

正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋字或黑体字,一般每面排22行,每行排28个字。

2、印刷要求

双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。

3、装订要求

公文应左侧装订,不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空。骑马订或平订的订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处,允许误差±4mm。平订钉距与书脊间的距离为3mm—5mm;无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;后背不可散页明订。裁切成品四角成90度,无毛茬或缺损。

五、公文中各要素标识规则

公文的各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

1、版头

(1)份号

如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

(2)密级和保密期限

如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

(3)紧急程度

如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

(4)发文机关标志

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为35mm。对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

发文机关标识使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但我校各处级单位一般应小于18mm×13mm或18mm×12mm(高×宽)。

联合行文时应使主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文,要求至少显示正文一行字。

多家联发的下行文件,发文机关标识处应标注所有联合发文机关,在文件标题中可以省略联合发文单位的名称;多家联发的上行文件,发文机关标识处可只标注主办单位的名称,但必须在签发处标明所有会签人姓名,并在文件标题中写明所有联发单位的全称或简称,加盖主办单位的印章。

(5)发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号〔〕括入,操作时在Word格式下,插入“CJK符号和标点”中选“〔“和”〕”。序号采用流水号,不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

(6)签发人

公文签发人必须是本单位领导。

上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

2、主体

(1)公文标题

一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

(2)主送机关

标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。

(3)公文正文

主送机关名称下1行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。

(4)附件

公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1、×××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

印发、批转、转发的公文,不应以附件说明,而应在成文日期后直接附批转文件。

(5)成文日期

用汉字将年、月、日标全;“零”写为“○”;成文日期中的“○”,规范格式为Word格式下,在插入“几何图形符”中选“○”。

月份中不可以用“元月”。例如“二○○三年一月一日”。

(6)公文生效标识

公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况,一种是单一发文机关如何标识公文生效标识,另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。

①单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。成文日期右空4字;加盖印章应上距正文1行,或可切住正文最后一行右侧空白处,原则是不压住正文即可。端正、居中下压成文时间,印章用红色。

当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;

当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。

②联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期,印章用红色。只能采用两种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用规范化简称)按加盖印章顺序排列在相应位置,并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。)

③特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

(7)附注

公文如有附注,用3号仿宋字体,居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。附注的格式为左空2字,字体为三号标宋。内容为联系人(具体承办人)的姓名和电话。

3、版记

(1)主题词

“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号标宋体字;词目之间空1行。

(2)抄送机关

公文如有抄送机关,在主题词下1行;左右各空1字,用4号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。

(3)印发机关和印发日期

位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用4号仿宋体字。印发机关左空1字,必须是公文的制发单位(例如校级公文的印发机关为:党政办公室),印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数字标识。

(4)正线与反线

版记中各要素之下列加一条反线,宽度同版心。

公文中签发人下4mm处,行政公文使用红色反线时,中间不加红五星。

公文版记中的正线和反线规格为,正线粗细不超过1mm,反线粗细不超过2mm。

(5)版记的位置

版记位于批转文件或附件之后,公文最后一面(封四),版记的最后一个要素置于最后一行。

4、页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码距左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

六、公文中表格

公文如需附表,对横排A4纸型表格,应将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,封三、封四(可放分送,不放页码)应为空白,将A3纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后一页(封四)上。

七、公文的特定格式

1、信函式格式(多用于答复、解释或说明某件具体事项)

发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称,居中排布,上边缘至上页边为30mm,推荐使用红色小标宋体字。联合行文时,使用主办机关标志。

发文机关标志下4 mm处印一条红色双线(上粗下细),距下页边20 mm处印一条红色双线(上细下粗),线长均为170 mm,居中排布。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号通常以“×××函”的形式编排在第一条红色双线下,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列,第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

2、会议纪要格式(针对国家行政机关的办公会议纪要而言)

会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。其标识位置同(发文机关标识),用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。


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